Hotelprojekte richtig timen: Wann sollten Hotelzulieferer aktiv werden?

Jedes Hotelprojekt hat einen Termin, auf den alle hinarbeiten: die Hoteleröffnung. Dieser Termin wird angekündigt, in Pressemitteilungen veröffentlicht und auf Buchungsportalen sichtbar. Was weniger sichtbar ist, sind die zahlreichen Entscheidungen, die lange vor der Eröffnung getroffen werden. 

Für Hotelzulieferer ist genau dieser Zeitraum entscheidend. Denn wenn ein Hotel auf der Baustelle bereits deutlich sichtbar Gestalt annimmt, sind viele Einkaufsentscheidungen häufig schon gefallen. 

Eine erfolgreiche Vertriebsstrategie für Hotelzulieferer sollte deshalb nicht erst beim sichtbaren Baufortschritt beginnen. Die geplante Eröffnung kann als Ausgangspunkt dienen, um rückwärts zu berechnen, in welcher Phase sich ein Hotelprojekt befindet und wann der richtige Zeitpunkt für eine Kontaktaufnahme ist.

Die folgenden fünf Phasen bieten dafür eine Orientierung. Die Zeiträume sind keine festen Regeln. Je nach Größe, Standort, Projektart und Komplexität kann sich der Zeitplan für die Hotelentwicklung deutlich unterscheiden. 

Phase 1: Eröffnung | 0 Monate vor Eröffnung

Zum Eröffnungstermin ist der Zeitplan für die Hotelbeschaffung für viele Bereiche bereits weit fortgeschritten. FF&E wurde bestellt und installiert, die letzten Arbeiten werden abgeschlossen und das Hotel bereitet sich auf den laufenden Betrieb vor.

Neue Produkte werden in dieser Phase normalerweise nicht mehr für die grundlegende Hotelausstattung ausgewählt. Dafür gewinnt der Service an Bedeutung. Beschädigte Lieferungen, fehlende Produkte oder kurzfristige Änderungen müssen schnell gelöst werden.

Eine wichtige Ausnahme ist der Nachschub von Betriebsmitteln und Ausrüstung (OS&E). Bettwäsche, Pflegeprodukte, Gläser und kleinere Betriebsmittel werden nach der Hoteleröffnung regelmäßig nachbestellt. Für entsprechende Hotelzulieferer kann daraus eine langfristige Geschäftsbeziehung entstehen.

Phase 2: Pre-Opening | etwa 6 bis 12 Monate vor Eröffnung

Jetzt wird es auf der Baustelle konkret. FF&E wird installiert, Mängel werden behoben und die ersten OS&E-Lieferungen treffen ein. Gleichzeitig beginnt das operative Team des Hotels mit den Vorbereitungen für den späteren Betrieb.

Für viele Anbieter ist es allerdings bereits zu spät, jetzt erstmals mit einem Produkt auf das Projekt zuzugehen. Bei FF&E wurden wichtige Entscheidungen häufig schon deutlich früher getroffen.

In dieser Phase geht es deshalb weniger um neue Produktspezifikationen und stärker um Lieferung, Installation und kurzfristige Anpassungen. Hotelzulieferer, die zuverlässig auf Änderungen reagieren und ihre Logistik im Griff haben, können sich hier für spätere Projekte desselben Betreibers empfehlen.

Phase 3: Hotels im Bau | etwa 12 bis 30 Monate vor Eröffnung

Wenn ein Hotel im Bau ist, wirkt es wie der ideale Zeitpunkt für einen Vertriebsansatz. Tatsächlich sind viele wichtige Entscheidungen zu diesem Zeitpunkt bereits gefallen.

In dieser Phase werden zahlreiche FF&E-Bestellungen umgesetzt. Produkte mit langen Lieferzeiten werden häufig zuerst bestellt, während Möbel, Textilien und Dekoration später folgen.

Das Beschaffungs- oder Projektteam arbeitet dabei oft auf Basis von Spezifikationen, die bereits in einer früheren Phase festgelegt wurden. Für einen Hotelzulieferer, der zu diesem Zeitpunkt noch nicht berücksichtigt wurde, ist es deshalb schwierig, eine bestehende Produktauswahl zu ändern.

Der sichtbare Baufortschritt sagt also nicht automatisch etwas über die verbleibenden Vertriebschancen aus.

Phase 4: Planung | etwa 24 bis 48 Monate vor Eröffnung

Für Hotelzulieferer ist die Planungsphase besonders relevant. In dieser Zeit werden das Design entwickelt, Markenstandards integriert, Genehmigungen eingeholt und die Finanzierung finalisiert.

Hier entstehen viele der Entscheidungen, die später die Hotelbeschaffung bestimmen. Designer stellen Produkte zusammen, erstellen Musterbibliotheken und arbeiten mit zugelassenen Lieferanten. Auch Hotelmarken definieren Anforderungen an Ausstattung und Produkte.

Wer FF&E liefert, sollte deshalb möglichst früh in diesen Prozess kommen. Muster bereitstellen, Kontakte zu Designern und Marken aufbauen und die eigenen Produkte für relevante Projekte positionieren, kann deutlich mehr bewirken als ein später Vertriebsansatz während der Bauphase.

Für viele Hotelprojekte liegt hier das wichtigste Zeitfenster für den Vertrieb.

Phase 5: Vision | mehr als 36 Monate vor Eröffnung

In dieser frühen Phase gibt es meist noch wenig Konkretes zu verkaufen. Eigentümer und Entwickler beschäftigen sich zunächst mit der grundsätzlichen Ausrichtung des Projekts.

Trotzdem liefert diese Phase wichtige Informationen für Hotelzulieferer. Eine zentrale Entscheidung ist beispielsweise die zukünftige Hotelmarke. Sie legt fest, welche Markenstandards später bei Design und Beschaffung berücksichtigt werden müssen.

Wer die Hotel-Pipeline bereits in dieser frühen Phase beobachtet, kann sich mit den relevanten Marken, Entwicklern und Designteams auseinandersetzen, bevor konkrete Beschaffungsentscheidungen anstehen.

Den Zeitplan für die Hotelentwicklung rückwärts lesen

Die Eröffnung eines Hotels lässt sich damit als Orientierungspunkt verwenden. Aus dem bekannten Eröffnungstermin lässt sich ungefähr ableiten, welche Phase ein Projekt aktuell durchläuft:

• Unter 12 Monate bis zur Eröffnung: Pre-Opening / Fertigstellung. Fokus auf Lieferung, Service und OS&E.
• 12 bis 24 Monate bis zur Eröffnung: Bauphase. Viele FF&E-Entscheidungen sind bereits getroffen.
• 24 bis 36 Monate bis zur Eröffnung: Planungsphase. Ein wichtiges Zeitfenster für Kontaktaufnahme und Spezifizierung.
• 36+ Monate bis zur Eröffnung: Vision / frühe Planung. Projekt beobachten und relevante Kontakte identifizieren.

Diese Zeiträume dienen nur als Orientierung. Umbauten, Umnutzungen, große Resorts oder gemischt genutzte Projekte können deutlich andere Abläufe haben. Auch Verzögerungen können den ursprünglichen Zeitplan für die Hotelentwicklung verändern.

Die grundlegende Logik bleibt jedoch gleich: Je früher ein Hotelzulieferer weiß, wann ein Projekt eröffnet und welche Phase es aktuell erreicht hat, desto besser lässt sich der eigene Vertriebszeitpunkt planen.

Vertriebsstrategie an der Hotel-Pipeline ausrichten

Eine gute Vertriebsstrategie für Hotelzulieferer berücksichtigt nicht nur, welche Hotelprojekte im Bau sind, sondern auch, wann ein Projekt für das eigene Angebot relevant wird. Bei FF&E fallen wichtige Entscheidungen meist früher, während der Bedarf an OS&E verstärkt im Pre-Opening und später im laufenden Betrieb entsteht.

Deshalb sollten Hotelzulieferer ihre Hotel-Pipeline nach Projektphase und geplantem Eröffnungstermin betrachten und den Vertriebszeitpunkt entsprechend anpassen.

Hotel-Pipeline im Blick behalten

Die THP-Hoteldatenbank erfasst wichtige Projektdaten wie Phase, Status, geplante Eröffnung, Hoteltyp, Standort und Ansprechpartner. So können Hotelzulieferer relevante Hotelprojekte schneller identifizieren und ihre Vertriebsaktivitäten gezielter planen.

Wer ein Hotelprojekt vom Eröffnungstermin aus rückwärts betrachtet, erhält damit eine einfache Orientierung für den richtigen Zeitpunkt der Kontaktaufnahme.